檔案數(shù)字化工作的實(shí)質(zhì)是如實(shí)轉(zhuǎn)換

檔案數(shù)字化整理工作的實(shí)質(zhì)就是如實(shí)轉(zhuǎn)換，無論是掃描、翻拍還是模擬轉(zhuǎn)數(shù)字，其中心就是將原始檔案拷貝至另一種載體形態(tài)之上，并保證內(nèi)容、信息結(jié)構(gòu)不變，完整和安全，同時(shí)便于查找和利用。

檔案數(shù)字化前期整理工作的規(guī)劃及實(shí)施應(yīng)以此為出發(fā)點(diǎn)。檔案數(shù)字化前期整理工作主要包括三個(gè)部分：一是建庫，二是實(shí)體整理，三是過程記錄及整理。建庫是數(shù)字化成果利用和發(fā)揮效用的基礎(chǔ)，實(shí)體整理是保證質(zhì)量的前提，過程管理是維護(hù)檔案安全與完整，明確責(zé)任的重要環(huán)節(jié)。

正確的態(tài)度和嚴(yán)肅性是檔案整理中不可或缺的

檔案具有政治性保密性特點(diǎn)。為了突出檔案工作嚴(yán)肅性，在前期整理工作中，整理人員要保持正確的態(tài)度，認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容，如拆除裝訂、實(shí)體檢查及數(shù)量清查等。其中的拆除裝訂工作，是提高數(shù)字化效率的關(guān)鍵，但值得注意的是，如果紙張較為脆弱、過薄，可以不拆除。實(shí)體檢查主要是核對(duì)檔案內(nèi)容是否完整，是否存在缺漏頁現(xiàn)象。數(shù)量清查可以按照目錄進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)庫中的各個(gè)條目對(duì)應(yīng)要素與實(shí)體相符合。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)立即糾正。

檔案整理的質(zhì)量由人員水平和管理人員決策共同決定

檔案整理工作的質(zhì)量會(huì)直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響，為了提案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要，盡可能的調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。由于積存文件特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點(diǎn)，所以還需要及時(shí)更新管理方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更多的要求。